Algemene voorwaarden

Versie 1.0, oktober 2026. Van toepassing op elke opdracht van Fender ICT onder de naam sameweek.ai.

De naam sameweek.ai is een belofte: van intake tot live in vijf werkdagen. Een belofte werkt alleen als beide partijen hetzelfde verstaan onder elk woord ervan. Daarom begint dit document met definities. Wat er met je gegevens gebeurt, staat apart in het gegevensformulier.

1. Wat "live" betekent

Live betekent niet: zonder toezicht. Een nieuwe automatisering draait de eerste weken niet onbewaakt. In die periode wordt elke uitkomst nagekeken, eerst door sameweek.ai samen met de klant, daarna volgens de afbouw in artikel 5.

2. Eén proces per week

Een opdracht omvat één proces, gekozen op maandag tijdens de intake. Het gaat om één concreet, terugkerend proces dat op zichzelf iets oplevert: een aanvraag opvolgen, een factuur verwerken, een nieuwe medewerker onboarden. Een verantwoordelijkheid, een afdeling of "de hele administratie" is geen proces in die zin en kan geen voorwerp zijn van een opdracht van vijf werkdagen.

Wanneer de intake uitwijst dat de gevraagde oplossing niet de juiste is, stelt sameweek.ai op maandag een ander proces voor. De klant beslist. Een geldige uitkomst van de intake kan ook zijn: niet bouwen, omdat het proces beter geschrapt, aangekocht of bij een mens gelaten wordt. In dat geval wordt enkel de intakedag aangerekend.

De eerste opdracht is de proefweek. Ze verloopt onder dezelfde voorwaarden als elke volgende bouwweek. Sommige processen bouwen de medewerkers van de klant daarna zelf, met sameweek.ai ernaast; andere processen, die reageren op wat binnenkomt, bouwt sameweek.ai. Beide in dezelfde werkruimte van de klant.

3. De cut list

Alles wat in de loop van de week bijkomt en niet in het scopedocument van maandag staat, gaat op de cut list, een bijlage bij het scopedocument. Dat is geen weigering; het is de enige manier om vrijdag om 17:00 uur iets te laten draaien dat werkt.

• De cut list wordt door beide partijen bijgehouden en op vrijdag samen doorgenomen.
• Niets op de cut list maakt deel uit van v1, ook niet wanneer het klein lijkt.
• De cut list is het startpunt van een eventuele volgende bouwweek, tegen dezelfde voorwaarden. De klant bepaalt wanneer die komt; niet elke kalenderweek hoeft een bouwweek te zijn.
• Een item van de cut list kan enkel in de lopende week worden opgenomen wanneer beide partijen schriftelijk een item van gelijke omvang uit het scopedocument schrappen.

4. De werkweek

Vijf werkdagen zijn maandag tot en met vrijdag van één kalenderweek, Belgische feestdagen uitgezonderd. Valt een feestdag in de week, dan verschuift de livegang met één werkdag. De dagen zijn indicatief ingevuld als: maandag intake, dinsdag ontwerp, woensdag bouw, donderdag testen met de klant, vrijdag overdracht en livegang.

De termijn veronderstelt dat de klant:

• op maandag beschikbaar is voor de intake (ongeveer twee uur) en de proceseigenaar erbij betrekt;
• de medewerkers aanduidt die tijdens de week meebouwen en het proces na vrijdag opvolgen, en eventueel zijn IT-partner betrekt vóór de livegang;
• uiterlijk dinsdag de nodige toegangen verleent volgens artikel 6;
• tijdens de week binnen een halve werkdag reageert op vragen die de bouw blokkeren;
• op vrijdag beschikbaar is voor de overdracht.

Wordt een van deze voorwaarden niet gehaald, dan verschuift de livegang met de opgelopen vertraging, zonder dat dit een tekortkoming van sameweek.ai is.

5. Na vrijdag: toezicht en afbouw

Een nieuwe automatisering begint onder toezicht en krijgt pas meer vrijheid naarmate ze bewezen heeft dat ze het goed doet. Bij de livegang op vrijdag wordt elke uitkomst nagekeken vóór ze een klant bereikt of een gegeven wijzigt. Daarna wordt het toezicht in overleg afgebouwd, van alles nakijken naar steekproeven, en uiteindelijk naar een vaste controle op afgesproken momenten.

De afbouw is een beslissing van de klant, op basis van wat het systeem in de praktijk heeft laten zien. Bepaalde handelingen blijven altijd onder menselijk toezicht, met name alles wat onder de naam van de klant naar buiten gaat. Dertig dagen na de livegang vindt een opvolgmoment plaats waarop de uitkomst van de succesfactor (één cijfer) uit het scopedocument wordt vastgesteld: de stand van maandag tegenover de stand van vandaag. De klant tekent die uitkomst af, als slotregel onderaan het scopedocument, onder het doel dat er op maandag in werd gezet. Zo wordt nagegaan of de automatisering oplevert wat op maandag is afgesproken, en niet alleen of ze nog draait.

Hoe sameweek.ai na de eerste week betrokken blijft, wordt afzonderlijk overeengekomen: wekelijks samen bouwen met de medewerkers van de klant, de bibliotheek van bouwstenen onderhouden, veranderingen aan de kant van het platform opvangen, en iemand die opneemt als er iets stilvalt.

6. Toegang en veiligheid

Elke automatisering krijgt een eigen identiteit (een service-account), nooit de persoonlijke inloggegevens van een medewerker. Ze krijgt op dag één alleen leesrechten en daarna exact de rechten die het scopedocument vermeldt, elk afzonderlijk intrekbaar. Elke actie wordt gelogd. Klantgerichte communicatie onder de naam van de klant, financiële rapportage, publieke berichten en juridische documenten worden door de automatisering enkel voorbereid; een mens verzendt.

Wat medewerkers van de klant zelf in de werkruimte brengen, valt onder het beleid van de klant. De beheerder van de klant bepaalt welke bronnen de werkruimte kan aanspreken; sameweek.ai stelt bij de intake een huisregel voor die in de werkruimte zichtbaar is. De klant beslist over de inhoud ervan.

De klant blijft eigenaar van zijn data. sameweek.ai gebruikt klantdata uitsluitend voor de opdracht en bewaart na de overdracht geen kopieën buiten wat voor de logboeken nodig is. Persoonsgegevens worden verwerkt volgens de geldende privacywetgeving; waar nodig wordt een verwerkersovereenkomst afgesloten.

7. Eigendom en overdracht

De werkruimte waarin gebouwd wordt en de licenties die daarvoor nodig zijn, staan op naam van de klant. De klant houdt ze rechtstreeks aan bij de leverancier, onder de voorwaarden van die leverancier. sameweek.ai werkt in die werkruimte als beheerder, met een eigen licentie voor de duur van de opdracht.

Na volledige betaling is de klant eigenaar van de gebouwde automatisering, het scopedocument, het overdrachtsdocument en de bibliotheek van bouwstenen die in zijn werkruimte groeit. Bij elk proces hoort een overdrachtsdocument waarmee een medewerker het proces kan overnemen. Eindigt de samenwerking, dan blijft alles draaien en verliest sameweek.ai zijn toegang. sameweek.ai behoudt het recht om zijn werkwijze, sjablonen en geanonimiseerde generieke bouwstenen te hergebruiken.

8. Prijs en betaling

De prijs wordt per opdracht vastgelegd in de bevestiging van de opdracht: een vaste basis per proces, en een deel dat afhangt van de uitkomst van de succesfactor (één cijfer) uit het scopedocument, vastgesteld op het opvolgmoment van artikel 5. Wordt het cijfer niet gehaald, dan vervalt enkel dat deel. De intakedag wordt afzonderlijk aangerekend wanneer de intake tot de beslissing leidt om niet te bouwen. De betalingstermijn staat in de bevestiging. Kosten van platformen, modellen en licenties van derden zijn niet inbegrepen; de klant betaalt die rechtstreeks aan de leverancier.

9. Aansprakelijkheid

sameweek.ai levert een inspanningsverbintenis op de bouw en een resultaatsverbintenis op de livegang van v1 zoals gedefinieerd in artikel 1, onder de voorwaarden van artikel 4. De aansprakelijkheid van sameweek.ai is beperkt tot het bedrag van de betrokken opdracht. sameweek.ai is niet aansprakelijk voor indirecte schade, noch voor schade die voortvloeit uit het door de klant sneller afbouwen van het toezicht dan artikel 5 voorziet of uit toegangen die ruimer zijn dan het scopedocument (artikel 6).

10. Toepasselijk recht

Op deze voorwaarden is het Belgisch recht van toepassing. Geschillen worden bij voorkeur in onderling overleg opgelost en anders voorgelegd aan de bevoegde rechtbanken van het arrondissement Antwerpen.